Как выбрать оборудование для конференц залов
01 апрель 2023
Содержание статьи:
При проектировании и оснащении конференц-зала учитывают направление компании. Важны и технические пожелания ее руководства. Нужно знать количество предполагаемых участников, форматы мероприятий. Мы расскажем, какие виды конференц-помещений сейчас в тренде и какое оборудование необходимо для работы.
Где востребованы конференц-залы
- Бизнес-центры.
- Офисы компаний.
- Отели, гостиницы.
- Выставочные комплексы.
- Дворцы культуры.
- Торгово-развлекательные центры.
- Бизнес-клубы.
- Торгово-промышленные палаты.
Система отображения видео
Центр внимания в любом конференц-зале — коллективное средство отображения информации. Для этого обычно используется видеостена или проекционный экран. Их размер должен быть таким, чтобы участники из любой точки зала без проблем воспринимали информацию. Сюда выводятся видеоматериалы, иллюстрации, диаграммы, инфографика, схемы.
Если конференц-помещение крупное, информация с общего экрана дублируется на вспомогательные дисплеи, мониторы, панели. Дублирующие мониторы обычно устанавливают на боковых стенах. Это удобно для участников, сидящих на боковых местах.
Часто в зале в ходе конференц-мероприятий проходит индивидуальная работа участников. В этих случаях оптимально дублировать видеосигнал с общего экрана на индивидуальные дисплеи. Их располагают на каждом рабочем месте или только в определенной зоне зала. Нередко индивидуальные дисплеи дополняют аудиосредствами для синхронного перевода.
Какое видеооборудование используют
- видеостена;
- видеокуб;
- проекционный экран с проектором (сшивкой проекторов);
- LED-экраны или мониторы;
- LCD-панели;
- индивидуальные/коллективные интерактивные панели;
- интерактивные доски.
Выбор оборудования зависит от формата мероприятий, вида информации, которой обмениваются участники. Часто презентации проводят на проекционном экране, но если для работы в зале нужен яркий свет, подойдут дисплеи или видеостена с высокой яркостью.
Аудиосистема
Она включает в себя устройства захвата звука (микрофоны) и воспроизведения (активные/пассивные колонки, встроенные динамики).
Система захвата звука
Для озвучивания выступлений спикера/ведущего лучше всего использовать конденсаторные динамические радиомикрофоны (беспроводные). Их легче контролировать, а качество звука у них выше, чем у динамических моделей. Микрофонный парк подбирают по диаграмме направленности. Это позволяет снизить фоновые шумы и обеспечить высокое качество речи.
Если планируются выступления участников на местах в зале, их оборудуют спикерфонами. Это компактные устройства, которые легко интегрировать в звуковую систему зала. Современные спикерфоны умеют автоматически включаться, когда выступающий начинает говорить, а после окончания речи они выключаются.
Система воспроизведения звука
Для крупного конференц-зала нужна профессиональная акустика с большой чувствительностью и высоким показателем звукового давления. Обычно используется система пассивных колонок с отдельным усилителем. Такой вариант позволяет более точно настраивать уровень звука через пульт управления и избегать помех. Для оснащения малого конференц-помещения, где нет специального места для оператора с пультом, подойдут активные колонки со встроенным усилителем.
Колонки располагают на стойках или фиксируют на специальных подвесах к стенам. Второй вариант позволяет сэкономить место. Перед трибуной и президиумом в большом конференц-зале со сценой устанавливают мониторы. Это колонки, которые подают звук на сцену. Они позволяют выступающему или ведущему слышать себя.
В небольших помещениях от колонок обычно отказываются в пользу встроенных динамиков. Их монтируют в потолок, реже в стены и подключают к усилителю.
Акустическая подготовка конференц-зала
Частая проблема крупных помещений — плохая акустика, множество отражений от поверхностей. Даже при комплекте аудиоаппаратуры высокого класса можно получить не слишком качественный результат. Убрать отражения помогает отделка стен и потолка акустическими панелями. Чаще всего их делают из МДФ с различной степенью перфорации. За счет нее происходит поглощение ненужных отражений. Панели можно окрасить в корпоративные цвета или отделать шпоном.
Конференц-система
Когда в конференц-помещении используют много микрофонов, понадобится устройство, которое будет суммировать звуковые сигналы и подавать их на усилитель и динамики. В больших залах для этого применяют центральный блок конференц-системы. Раньше его роль выполнял микшерный пульт или консоль, а в малых залах — ноутбук с программным обеспечением (виртуальным микшером).
Видеоконференцсвязь (ВКС) — это сердце современного зала для деловых мероприятий. Позволяет управлять дискуссиями, выступлениями. Обеспечивает высокое качество звука и видео. В нее интегрируются все видео- и аудиосредства, о которых мы рассказали выше (дисплеи, микрофоны). Кроме них, в систему ВКС входят видеокамеры. Изображение с них может передаваться на экраны в конференц-зале или транслироваться в интернет для удаленных участников. За счет этого создается эффект их присутствия.
Видеокамеры
Тренд в оснащении конференц-залов — роботизированные PTZ-камеры. Они обладают высоким разрешением, у них широкие диапазоны поворота, наклона. Работают они в автоматическом режиме — самостоятельно определяют спикера и наводятся на него.
Камеры коммутируются и синхронизируются с микрофонами и дисплеями. После того как звуковое устройство распознает голос спикера, центральный блок ВКС подает сигнал на камеру. Она автоматически фокусируется на выступающем и подает изображение на экраны в зале. Работа камер может контролироваться и в ручном режиме.
Модули BYOD
Еще один тренд — системы Bring Your Own Device. Суть их использования — каждый участник конференц-мероприятия может прийти со своим девайсом и легко подключить его через Wi-Fi к системе ВКС. Причем не важно, что это — ноутбук на Windows или Mac OS, планшет Apple на iOS или смартфон на Android. Система объединяет все устройства, преобразуя их в единый стандарт.
С любого девайса можно вывести документ, графику, аудио- или видеоинформацию на общий экран или дисплеи в конференц-помещении. Каждый спикер выступает со своей презентацией, свободно подключаясь к системе BYOD. Она также позволяет легко обмениваться контентом. Например, выступающий за несколько секунд может разослать всем присутствующим материал для изучения. При необходимости участники могут корректировать документы, вынесенные на рассмотрение, оставлять замечания. Причем обсуждать и вносить правки могут присутствующие и удаленные участники конференц-мероприятия.
Система освещения
При проектировании обычно комбинируют общий и локальный свет.
- Общий обеспечивают потолочные и настенные светильники. Лучше всего использовать диодные источники света.
- Локальный касается отдельных мест участников, освещения зон конференц-зала. Для организации используют настольные или настенные светильники.
- Дополнительная подсветка украшает интерьер. Она может включать светодиодные ленты, панели или отсутствовать вовсе.
Все осветительные приборы включают в систему, имеющую единый центр управления. Многие световые сценарии доверяют автоматике. Например, при включении проектора автоматически приглушается фоновый свет. А подписание документов проходит, напротив, при ярком освещении.
Климатическое оборудование
Иногда мероприятия или переговоры затягиваются, проходят в напряженной обстановке. Поэтому все участники должны чувствовать себя комфортно. В помещении нужно организовать воздухообмен в соответствии с нормативами (не менее 20 м3/ч на одного участника). Оптимальная температура +22+25оС, влажность — в пределах 40-60%. Нормальные условия для работы обеспечивают системы:
- вентиляции;
- обогрева;
- кондиционирования.
Коммуникации, места установки приборов, датчиков, параметры эффективности определяют на этапе проектирования. Распространенная ошибка — выбор слишком шумного климатического оборудования. В норме шум от его работы не должен превышать 40 дБ.
Переговорная комната
В большинстве конференц-залов есть отдельное небольшое помещение для VIP-переговоров. Оно может вмещать как 5-6, так и 10-15 человек. Обычно комната используется для деловых переговоров руководителей, подписания документов. Оборудование этого помещения обычно включает:
- LED или ЖК-панель с креплением на стену;
- 1-2 роботизированные PTZ-камеры;
- активные колонки или пассивные звуковые панели;
- комплект спикерфонов или встроенный над рабочим столом микрофонный массив;
- систему видеоконференцсвязи
- модуль BYOD;
- настольные интерфейсы с разъемами 220 В, USB, Type-C для подключения гаджетов.
Дополнительное оборудование
Система резервирования
Комплекс оборудования и специальное ПО оптимизируют расписание мероприятий. Это исключает накладки в бронировании конференц-зала. Систему можно интегрировать в календарь компании-организатора (например, в Microsoft Outlook Calendar). Становится проще отправлять участникам приглашения, получать от них подтверждения.
Синхронный перевод
Система нужна в случаях, если в конференц-мероприятиях участвуют иностранные представители. В отдельной комнате или кабинках располагаются переводчики и оборудование. Оно транслирует речь выступающего и видеоряд. Переводчик может не только слышать спикера, но и считывать его артикуляцию. Синхронный перевод подается в наушники или динамики на местах в зале.
Протоколирование
Оборудование ведет запись со всех видео- и аудиоустройств в зале. Информацию затем можно архивировать, анализировать. Система удобна для монтажа и выпуска видеороликов по результатам конференц-мероприятий.
Зона президиума
Присутствует в конференц-залах, устроенных по типу театра. Чаще всего располагается на подиуме во фронтальной части зала. Стол президиума оснащают:
- комплектом спикерфонов;
- персональными интерактивными дисплеями;
- компактным лючком с разъемами USB, Type-C.
Возможны также устройства, подключенные к системе синхронного перевода.
Трибуна спикера
В современных конференц-помещениях устанавливают интерактивные трибуны. Они оснащены всей аппаратурой для выступления. Докладчик может выводить на общий экран документы, схемы, презентации. Ноутбук или планшет, на котором он работает, включается в модуль BYOD. Поэтому участники мероприятия сразу могут оставлять комментарии, делать пометки, вносить исправления в документах. А выступающий может работать с замечаниями в режиме реального времени.
Виды помещений
Единого сценария по оснащению помещений для конференц-мероприятий не существует. Их оборудуют под конкретные цели и форматы — проведение:
- заседаний;
- совещаний;
- семинаров;
- презентаций;
- круглых столов;
- пресс-конференций;
- консультаций;
- мастер-классов для бизнеса;
- светских мероприятий;
- торжественных награждений.
Разными могут быть и конфигурации залов. Мы расскажем о самых востребованных.
Трансформер
Тренд в создании конференц-залов — возможность быстрой трансформации пространства. Чаще всего для этого используют раздвижные и мобильные перегородки. Они позволяют за несколько минут превратить единое пространство в несколько отдельных тематических зон. Это удобно для размещения рабочих групп. Затем перегородки так же быстро убирают, превращая несколько зон в большой зал.
Оснащение нужно продумывать с учетом трансформации. Каждая отдельная зона должна получить возможность полноценно работать с видео- и аудио-оборудованием, в ней должны присутствовать средства для видеоконференцсвязи. Оптимально использовать беспроводные технологии, чтобы коммуникации не мешали трансформации помещения.
Театр или актовый зал
Классическая конфигурация с четким разделением зоны участников (ряды кресел/стульев) и президиума с трибуной спикера. Подходит для крупных конференц-мероприятий на 50+ человек. Отличается множеством функций.
Круглый стол
Имеет четкий центр в виде рабочего стола для заседаний. Слушатели могут располагаться на стульях/креслах по периметру помещения. Вариант подходит для мероприятий в формате дискуссий. Все участники находятся на равном расстоянии друг от друга.
Класс
Участники располагаются в зале за небольшими столами по 2-3 человека перед зоной президиума и спикера. Такой формат подходит для бизнес-мероприятий, где планируется работа группами. На каждом столе можно поставить 1-2 монитора и спикерфоны.
Фуршет
Формат со свободной посадкой участников и зоной президиума/спикера. Подходит для мероприятий с небольшим количеством участников. Оборудуется общим экраном и 2-3 дополнительными. Обычно в зале располагают несколько микрофонов или спикерфонов с широким захватом звука.
Современное конференц-помещение — ключ к успеху мероприятия
Комплект оборудования высокого качества превращает зал в помещение с множеством функций. Здесь можно проводить деловые, культурные, светские мероприятия различного направления. При этом техническую базу можно применять для любой тематики — презентации продукта, обсуждения бизнес-проекта, праздника и т.д.
Оснащение большинства конференц-залов включает:
- систему отображения видео с проекционным экраном, LED- или LCD-панелями, видеостеной, видеокубом, интерактивными панелями/досками.
- аудиосистему с комплектом спикерфонов/микрофонов и динамиками;
- видеокамеры с большим разрешением и возможностью автонаведения;
- систему видеоконференцсвязи, которая объединяет всю аудио- и видеоаппаратуру;
- модули BYOD для подключения любых девайсов в единую сеть;
- систему освещения с общим, локальным и декоративным светом;
- климатическое оборудование для обогрева, вентиляции и кондиционирования;
- дополнительное оборудование для синхронного перевода, резервирования, протоколирования.
Слаженное функционирование всего системного комплекса делает работу участников мероприятий комфортной и продуктивной.
Подготовка и полное оснащение конференц-залов
Компания «Эксподинамика» проектирует и выполняет акустическую подготовку помещения, подбирает и монтирует оборудование. Наш опыт — более 10 лет работы с крупными компаниями Москвы и МО. Для консультаций и расчета стоимости проекта оставьте заявку на сайте или позвоните +7 (495) 641 59 79.
