Как оборудовать комнату для переговоров

25 апрель 2023

Содержание статьи:

• Что такое переговорная комната

• Видеооборудование

• Видеокамеры

• Аудиооборудование

• Устройства для захвата звука

• Форматы переговорных комнат

• Системы видеоконференцсвязи (ВКС)

• Системы BYOD

• Настольные интерфейсы

• Дополнительные функции

• Современные системы для бизнеса

Комнаты для переговоров — решение для бизнес-центров, офисов компаний, госучреждений. В них проводят видеоконференции, деловые встречи, совещания, семинары, презентации. От комплекта оборудования, используемого в переговорных комнатах, во многом зависит успех самого переговорного процесса и имидж бренда. Мы расскажем, какое оборудование нужно для помещения, чтобы все участники процесса работали комфортно и плодотворно.

Что такое переговорная комната

Это небольшое корпоративное пространство средней площадью около 30 м², обычно вмещающее в среднем 10 человек. Для размещения большего количества людей используются более крупные конференц-залы.

Переговорное помещение оборудуют звуковой и видеоаппаратурой, которая обеспечивает:

• удаленное общение с коллегами/деловыми партнерами в реальном времени;
• демонстрацию аудио и отображение видеоматериалов на большом экране/дисплее;
• работа с контентом, обмен документами с мобильных устройств, ноутбуков;
• комфортную слышимость всех выступающих в пределах комнаты.

Дополнительно в конференц-залах используют оборудование для синхронных переводов, ведения протоколов заседаний, голосования, внесения правок в демонстрационный материал.

Видеооборудование

Для переговорных комнат подойдет LED или ЖК-экран с креплением на стену или возможностью установки на пол, стол, тумбу. Если пространство светлое, лучше использовать технику с силой света более 500 кандел (кд). Оптимальная диагональ — 55-60 дюймов, разрешение — разрешением от Full HD до 4K. Если нужно транслировать несколько окон, применяют 2-3 панели. Например, в одном конференц-зале можно вести совещание, в другом — работать с документами.

Если переговорная комната большая, можно использовать видеостену. Во многих компаниях предпочитают проводить презентации с помощью проектора и экрана. В комплект системы можно внести интерактивную доску, индивидуальные мониторы для каждого человека, беспроводные наушники.

Видеокамеры

Для оснащения небольших переговорных комнат можно установить веб-камеры. Для управления видеоконференцсвязью в крупных конференц-залах решением станут роботизированные PTZ-модели. У них есть функция автоматического наведения, широкие диапазоны поворота, наклона. Можно наводить камеру и вручную — с помощью пульта ДУ, но автоматический вариант предпочтительнее. Интеграция в систему видеоконференцсвязи позволит камере самостоятельно поворачиваться к говорящему после того, как звуковое оборудование распознает голос.

В небольших переговорных комнатах, где расстояние до камеры около 1 м, нужно использовать устройство с углом обзора 105°. В больших достаточно стандартных 72°.

Аудиооборудование

Звуковые системы в комнатах состоят из устройств воспроизведения звука и устройств его захвата. Важно обеспечить для всех участников одинаково комфортный уровень громкости звука, исключить помехи и перегрузы оборудования при переговорах и воспроизведении аудио- и отображении видеофайлов.

Устройства управления и воспроизведения звука в переговорных комнатах:

• Активные колонки, саундбары имеют усилитель звука и обычно располагаются на стойках, подвесах. Они подходят для более крупных конференц-залов.
• Пассивные колонки, звуковые устройства требуют отдельного усилителя. Чаще всего их динамики располагают в потолочных конструкциях, стенах. Этот вариант наиболее подходит для небольших комнат.

Устройства для захвата звука

В качестве оборудования в переговорных комнатах сейчас чаще используют не классические конденсаторные и динамические микрофоны, а спикерфоны и микрофонные массивы. Подходят для работы видеосвязи или телефонных звонков и интегрируются в систему конференцсвязи.

• Спикерфоны. Могут подключаться к девайсу каждого участника, захватывают голос на 360^о, подавляют лишний шум, снижают эхо. За счет системы пеленгации автоматически определяют источник звука. Включаются, когда человек начинает речь, и выключаются по ее окончании. Подходят для небольших переговорных комнат до 10 человек.
• Микрофонные системы. Их монтируют над рабочим пространством. Стол для переговоров свободен от аудио-оборудования и устройств. Также захватывают звук на 360^о. Этот вариант более подходит для комнат большого размера.

Форматы переговорных комнат

• Huddle rooms и небольшие переговорные, где размещаются не более 7 участников. Достаточно установить следующее оборудование — один дисплей, аппаратный терминал с широкоугольной поворотной камерой и 6-7 спикерфонами.
• Средние комнаты на 8-12 человек оборудуют 2-3 видео-панелями, спикерфонами, двумя самонаводящимися камерами.
• Большие переговорные залы на 13-16 участников лучше оборудовать 2-3 панелями, микрофонным массивом, 3-4 видеокамерами с автоматическими функциями.

Системы видеоконференцсвязи (ВКС)

Это профессиональные комплексы для оснащения переговорных комнат, позволяющие объединить видео-, аудиоустройства и личные девайсы. Создают эффект телеприсутствия для участников конференции, участвующих удаленно. Основа видеоконференцсвязи — оборудование со специальным программным обеспечением, которое:

• коммутирует все устройства в системе;
• обрабатывает аудио- и видеопотоки;
• обеспечивает организацию ВКС через интернет.

В маленьких переговорных комнатах роль подобного оборудования может выполнять ноутбук, интегрированный с видеокамерами, дисплеями, микрофонами. В более крупных понадобится программный терминал профессионального уровня.

Благодаря системе ВКС участники (в том числе находящиеся в других офисах, городах) могут общаться в реальном времени, передавать документы, вносить в них правки.

Системы BYOD

Тренд в оснащении переговорных комнат — системы BYOD. Их активное использование связано с ковидными ограничениями. Аббревиатура Bring Your Own Device означает, что каждый из участников использует для совместной работы собственный ноутбук, планшет, смартфон.

Система позволяет объединить в единую платформу любые девайсы на операционных системах Windows, Mac OS, iOS, Android. Это удобно, так как в переговорных комнатах не нужно устанавливать громоздкое стационарное оборудование, решать проблему совместимости ОС. Участники переговоров свободно подключаются к системе, обмениваются контентом, вносят правки и замечания. Точно также можно подключить к процессу удаленных сотрудников. Подключение происходит через Wi-Fi.

Настольные интерфейсы

Востребованный сценарий в работе любого офиса и компании — проведение презентаций с ноутбука. Графическая информация с него выводится на большой экран, звук подается в акустическую систему. Техническое решение — компактные настольные лючки, в которых расположены интерфейсы:

• розетка 220В;
• HDMI;
• LAN RJ-45;
• USB
• Type-C.

Можно дополнить этот набор отдельным оборудованием для работы аудио, но звук чаще всего подается через HDMI. Через разъемы USB и Type-C можно заряжать мобильные устройства.

Дополнительные функции для переговорных комнат

• Протоколирование. Система записывает данные с видеокамер, дисплеев, аудиоустройств. Затем их можно архивировать, анализировать, редактировать.
• Синхронный перевод. Система для работы многоязычных переговорных мероприятий. Включает селекторы каналов перевода, пульты переводчиков и другие устройства. Можно одновременно переводить речь на несколько языков и транслировать перевод индивидуально каждому иностранному участнику. Система может работать на основе инфракрасного сигнала или радиопередачи.

Современные системы для бизнеса

Компания «Эксподинамика» предлагает оснащение для переговорных комнат любого формата. Можно заказать отдельные элементы системы управления — спикерфоны, камеры, акустические и микрофонные массивы. Поможем выбрать полный комплект аппаратуры, подберем каждый компонент под параметры комнаты. Доставим по Москве и МО, смонтируем и настроим систему.

Перейти к списку статей

Есть вопрос?

Задайте его нашим специалистам!