Как оборудовать комнату для переговоров
Содержание статьи:
Помещения для переговоров используют в бизнес-центрах, офисах компаний, госучреждениях. В них проводят видеоконференции, деловые встречи, совещания, семинары, презентации. От комплекта оборудования, используемого в переговорных комнатах, во многом зависит успех самого переговорного процесса и имидж бренда. Мы расскажем, как оборудовать помещение, чтобы все участники процесса работали комфортно и плодотворно.
Что такое переговорная комната
Это небольшое корпоративное помещение средней площадью около 30 м2, обычно вмещающее в среднем 10 человек. Для размещения большего количества участников используются более крупные конференц-залы.
Помещение оборудуют звуковой и видеоаппаратурой, которая обеспечивает:
- удаленное общение с коллегами/деловыми партнерами в реальном времени;
- демонстрацию аудио и видеоматериалов на большом экране/дисплее;
- обмен контентом, документами с мобильных устройств, ноутбуков;
- комфортную слышимость всех выступающих в пределах комнаты.
Дополнительно используют аппаратуру для синхронных переводов, ведения протоколов заседаний, голосования, внесения правок в демонстрационный материал.
Видеооборудование
Для переговорных комнат подойдет LED или ЖК-панель с креплением на стену или возможностью установки на пол, стол, тумбу. Если помещение светлое, лучше использовать панели с силой света более 500 кандел (кд). Оптимальная диагональ — 55-60 дюймов, разрешение — разрешением от Full HD до 4K. Если нужно транслировать несколько окон, применяют 2-3 панели. Например, в одном можно вести совещание, в другом — работать с документами.
Если помещение большое, можно использовать видеостену. Во многих компаниях предпочитают проводить презентации с помощью проектора и экрана. В комплект оборудования можно внести интерактивную доску, индивидуальные мониторы для каждого участника, беспроводные наушники.
Видеокамеры
Для оснащения небольших переговорных можно установить веб-камеры. Для организации видеосвязи в крупных помещениях подойдут роботизированные PTZ-камеры. У них есть функция автоматического наведения на участника конференции, широкие диапазоны поворота, наклона. Можно наводить камеру и вручную — с помощью пульта ДУ, но автоматический вариант предпочтительнее. Интеграция в систему конференц-связи позволит камере самостоятельно поворачиваться к говорящему после того, как звуковое оборудование распознает голос.
В небольших комнатах, где расстояние до камеры около 1 м, нужно использовать устройство с углом обзора 105°. В больших помещениях достаточно стандартных 72°.
Аудиооборудование
Звуковые системы состоят из устройств воспроизведения звука и устройств его захвата. Важно обеспечить для всех участников одинаково комфортный уровень громкости звука, исключить помехи и перегрузы при переговорах и воспроизведении аудио-, видеофайлов.
Устройства воспроизведения звука:
- Активные колонки, саундбары имеют усилитель звука и обычно располагаются на стойках, подвесах. Они подходят для более крупных помещений.
- Пассивные колонки, звуковые панели требуют отдельного усилителя. Чаще всего их динамики располагают в потолочных конструкциях, стенах. Этот вариант наиболее подходит для небольших комнат.
Устройства для захвата звука
В качестве оборудования сейчас чаще используют не классические конденсаторные и динамические микрофоны, а спикерфоны и микрофонные массивы. Подходят для видеосвязи или телефонных звонков и интегрируются в систему конференцсвязи.
- Спикерфоны. Могут подключаться к девайсу каждого участника, захватывают голос на 360о, подавляют лишний шум, снижают эхо. За счет системы пеленгации автоматически определяют источник звука. Включаются, когда участник начинает речь, и выключаются по ее окончании. Подходят для небольших переговорных комнат, где участников меньше 10.
- Микрофонные массивы. Это потолочные панели, которые монтируют над рабочим пространством. Стол для переговоров свободен от аудио-коммуникаций и устройств. Панель также захватывает звук на 360о. Этот вариант более подходит для комнат большого размера.
Форматы переговорных комнат
- Huddle rooms и небольшие переговорные, где размещаются не более 7 участников. Достаточно установить один дисплей, аппаратный терминал с широкоугольной поворотной камерой и 6-7 спикерфонами.
- Средние комнаты на 8-12 участников оборудуют 2-3 видео-панелями, спикерфонами, двумя самонаводящимися камерами.
- Большие помещения на 13-16 участников лучше оборудовать 2-3 панелями, микрофонным массивом, 3-4 видеокамерами с автоматическими функциями.
Системы видеоконференцсвязи (ВКС)
Это профессиональные комплексы для переговорных комнат, позволяющие объединить видео-, аудиоустройства и личные девайсы участников. Создают эффект телеприсутствия для участников конференции, участвующих удаленно. Основа ВКС — устройство со специальным программным обеспечением, которое:
- коммутирует все устройства в системе (камеры, микрофоны);
- обрабатывает аудио- и видеопотоки;
- обеспечивает организацию ВКС через интернет.
В маленьких переговорных его роль может выполнять ноутбук, интегрированный с камерами, дисплеями, микрофонами. В более крупных помещениях понадобится программный терминал профессионального уровня.
Благодаря системе ВКС участники (в том числе находящиеся в других офисах, городах) могут общаться в реальном времени, передавать документы, вносить в них правки.
Системы BYOD
Тренд в оборудовании переговорных — модули BYOD. Их активное использование связано с ковидными ограничениями. Аббревиатура Bring Your Own Device означает, что каждый из участников использует для совместной работы собственный ноутбук, планшет, смартфон.
Система позволяет объединить в единую платформу любые девайсы участников на операционных системах Windows, Mac OS, iOS, Android. Это удобно, так как не нужно устанавливать громоздкое стационарное оборудование, решать проблему совместимости ОС. Участники переговоров свободно подключаются к системе, обмениваются контентом, вносят правки и замечания. Точно также можно подключить к процессу удаленных сотрудников. Подключение происходит через Wi-Fi.
Настольные интерфейсы
Востребованный сценарий в жизни любого офиса и компании — проведение презентаций с ноутбука. Графическая информация с него выводится на большой экран, звук подается в акустическую систему. Техническое решение — компактные настольные лючки, в которых расположены интерфейсы:
- розетка 220В;
- HDMI;
- LAN RJ-45;
- USB
- Type-C.
Можно дополнить этот набор отдельным интерфейсом для подключения аудио, но звук чаще всего подается через HDMI. Через разъемы USB и Type-C участники могут также заряжать мобильные устройства.
Дополнительные функции
- Протоколирование. Система записывает данные с видеокамер, дисплеев, аудиоустройств. Затем их можно архивировать, анализировать, редактировать.
- Синхронный перевод. Система для обслуживания многоязычных мероприятий. Включает селекторы каналов перевода, пульты переводчиков и другие устройства. Можно одновременно переводить речь на несколько языков и транслировать перевод индивидуально каждому иностранному участнику. Система может работать на основе инфракрасного сигнала или радиопередачи.
Современные системы для бизнеса
Компания «Эксподинамика» предлагает оборудование для помещений любого формата. Можно заказать отдельные элементы системы — спикерфоны, камеры, акустические панели, микрофонные массивы. Поможем выбрать полный комплект аппаратуры, подберем каждый компонент под параметры помещения. Доставим по Москве и МО, смонтируем и настроим систему.